Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 10 januari 2026
1. Introductie
SW.STUDIO respecteert uw privacy en hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, hoe wij deze gebruiken en met wie wij deze delen.
Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten en producten die SW.STUDIO aanbiedt, inclusief onze website, communicatie via e-mail, en alle andere interacties die u met ons heeft.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving in Nederland en de Europese Unie.
2. Verantwoordelijke Voor Gegevensverwerking
SW.STUDIO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Onze contactgegevens zijn:
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.
3. Welke Persoonsgegevens Verzamelen Wij
Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van hoe u met ons in contact komt:
3.1 Gegevens Die U Zelf Verstrekt
- Naam en contactgegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam
- Bedrijfsinformatie: Branche, website URL, type dienst waar u interesse in heeft
- Projectinformatie: Budget, tijdlijn, gewenste functionaliteiten, doelgroep
- Correspondentie: E-mails, berichten en andere communicatie met ons
- Betalingsgegevens: Facturatieadres, BTW-nummer (niet: creditcardgegevens - deze worden verwerkt door onze betalingsprovider)
3.2 Automatisch Verzamelde Gegevens
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem
- Gebruiksgegevens: Bezochte pagina's, klikgedrag, verwijzende websites
- Analytische gegevens: Via Google Analytics 4 (geanonimiseerd) en Microsoft Clarity (sessie-opnames en heatmaps, zie sectie 9)
3.3 Gegevens Van Derden
Wij verzamelen geen persoonsgegevens van derden zonder uw toestemming, tenzij dit wettelijk vereist of toegestaan is.
3.4 AI Spraakverwerking (Optioneel)
Als u gebruik maakt van onze AI voice assistant, verzamelen wij aanvullende gegevens:
- Voice transcripts: Volledige gesprektranscripten via Google Gemini AI voor automatische formulier invulling
- Audio verwerking: Real-time spraak-naar-tekst conversie
- Gestructureerde data extractie: Automatische extractie van bedrijfsinformatie uit gesprekken
- Session metadata: Gespreksduur, tijdstempel, sessie-ID
⚠️ Belangrijke waarschuwing over gevoelige informatie
Gesprekken kunnen incidenteel gevoelige informatie bevatten zoals gezondheid, familie of andere privé-zaken. Wij adviseren u dergelijke informatie niet te delen tijdens voice gesprekken. U kunt altijd het tekstformulier gebruiken als alternatief.
Bewaartermijn transcripts: 2 jaar vanaf opname, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.
4. Waarom Verzamelen Wij Deze Gegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, gebaseerd op een geldige rechtsgrond onder de AVG:
4.1 Uitvoering Van Overeenkomst
Wij verwerken uw gegevens om onze diensten uit te voeren:
- Verwerken van uw aanvraag voor een strategisch gesprek
- Communicatie over uw project
- Ontwerp en ontwikkeling van uw website
- Leveren van trainingen en ondersteuning
- Facturering en betalingsverwerking
4.2 Gerechtvaardigd Belang
Voor bepaalde verwerkingen hebben wij een gerechtvaardigd belang:
- Verbeteren van onze diensten en website
- Analyseren van gebruikersgedrag (geanonimiseerd)
- Bescherming tegen fraude en misbruik
- Marketing en communicatie over onze diensten (alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven)
4.3 Wettelijke Verplichting
Soms zijn wij wettelijk verplicht gegevens te bewaren:
- Fiscale administratie (7 jaar bewaartermijn)
- Contracten en juridische documenten
- Compliance met toezichthoudende autoriteiten
4.4 Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen wij expliciet uw toestemming, zoals nieuwsbrieven of niet-essentiële cookies. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
4.5 Geautomatiseerde Besluitvorming (Artikel 22 AVG)
Wij gebruiken een geautomatiseerd kwalificatiesysteem dat leads scoort op basis van bedrijfsinformatie (0-120 punten scoring). Deze score helpt ons om aanvragen te prioriteren, maar beïnvloedt NIET uw toegang tot onze diensten. U kunt altijd direct contact met ons opnemen via e-mail of telefoon.
Scoring criteria:
- Bedrijfsomvang en budget (55 punten)
- Timeline en urgentie (15 punten)
- Beslissingsbevoegdheid (15 punten)
- Projectdetails en motivatie (15 punten)
Uw rechten bij geautomatiseerde besluitvorming:
- Menselijke beoordeling: Scores tussen 60-79 punten worden altijd handmatig beoordeeld
- Uitleg vragen: U kunt altijd uitleg vragen over uw score en de criteria
- Directe contact: Ongeacht uw score kunt u altijd direct contact met ons opnemen voor een persoonlijk gesprek
- Bezwaar maken: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming
5. Hoe Lang Bewaren Wij Uw Gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
| Type Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactformulier aanvragen | 2 jaar na laatste contact |
| Klantgegevens (lopend project) | Duur van project + 1 jaar |
| Facturatie en fiscale gegevens | 7 jaar (wettelijk verplicht) |
| Contracten en juridische documenten | 7 jaar na einde contract |
| Analytische gegevens (geanonimiseerd) | 14 maanden (Google Analytics) |
| Cookies | Zie cookiebeleid |
Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
6. Delen Van Gegevens Met Derden
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wettelijk verplicht is:
6.1 Verwerkers (Processors)
Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners (processors) voor hosting, analytics, AI processing en andere technische diensten. Voor alle dienstverleners buiten de EU hebben wij Standard Contractual Clauses (SCCs) afgesloten voor naleving van de AVG:
- Hosting: Vercel (USA - Standard Contractual Clauses)
- CMS & Database: Sanity.io (USA - Standard Contractual Clauses)
- Analytics: Google Analytics 4 (USA - SCCs), Microsoft Clarity (USA - SCCs), Ahrefs (Singapore - SCCs)
- AI Processing: Google Gemini AI voor voice transcriptie en chat (USA - SCCs)
- E-mail Marketing: Brevo (Frankrijk - EU gebaseerd)
- Automation & AI Phone Calls: N8N, Retell AI (USA - SCCs)
Met al deze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten (Data Processing Agreements) afgesloten waarin hun verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming zijn vastgelegd.
6.2 Wettelijke Verplichting
Wij kunnen uw gegevens verstrekken aan autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel of voor belastingdoeleinden.
7. Beveiliging Van Uw Gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:
- Encryptie: Alle gegevensoverdracht via HTTPS/SSL
- Toegangscontrole: Beperkte toegang tot persoonsgegevens
- Hosting beveiliging: Professionele hosting met beveiligingsmaatregelen
- Updates: Regelmatige security updates van software en systemen
→ Datalek Meldplicht
Bij een datalek zullen wij dit conform wettelijke verplichtingen binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen informeren indien noodzakelijk.
8. Uw Rechten Onder De AVG
Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
· Recht op inzage
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
✏️ Recht op rectificatie
U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
🗑️ Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid")
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om deze te bewaren.
⏸️ Recht op beperking van verwerking (AVG Artikel 18)
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de volgende situaties:
- Juistheid betwist: Wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, voor een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
- Onrechtmatige verwerking: Wanneer de verwerking onrechtmatig is en u verzoekt om beperking in plaats van verwijdering.
- Juridische claims: Wanneer wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
- Bezwaar: Wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan uw belangen.
Wat gebeurt er bij beperking? Uw gegevens blijven opgeslagen maar worden niet verder verwerkt, behalve voor opslag, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, of met uw uitdrukkelijke toestemming.
📤 Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
🚫 Recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang.
↩️ Recht op intrekking toestemming
Als wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.
Hoe Kunt U Uw Rechten Uitoefenen?
U kunt uw AVG-rechten eenvoudig uitoefenen via ons beveiligde Gegevensverzoek Formulier met twee-staps e-mail verificatie, of door direct contact met ons op te nemen:
E-mail: stef.wubbe@sw-studio.nl
Wij zullen uw verzoek binnen 1 maand (30 dagen) beantwoorden. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal 2 maanden verlengen.
Klacht Indienen?
Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw klacht hebben behandeld, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Autoriteit Persoonsgegevens
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: (+31) - (0)70 - 888 85 00
10. Wijzigingen In Dit Privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in onze diensten of veranderende wetgeving te weerspiegelen.
Hoe informeren wij u?
- Bij kleine wijzigingen: Update van de "Laatst bijgewerkt" datum bovenaan deze pagina
- Bij belangrijke wijzigingen: E-mailnotificatie naar bestaande klanten en duidelijke melding op onze website
Wij adviseren u dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
11. Contact
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan gerust contact met ons op:
SW.STUDIO
Contactpersoon: Stef Wubbe
E-mail: stef.wubbe@sw-studio.nl
Website: sw-studio.nl
Wij streven ernaar om binnen 2 werkdagen te reageren op uw vraag.
Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Uitvoeringswet AVG en andere toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving.